קבלנים - למה קשה לכם להבין אם אתם באמת מרוויחים?

בעולם הקבלנות לא מספיק להסתכל על דוח רווח והפסד רגיל כדי לדעת אם העסק באמת מרוויח. בניגוד לעסקים אחרים, קבלנים עובדים בפרויקטים ארוכי טווח עם מבנה הכנסות והוצאות מורכב, מה שגורם לכך שהדוחות הכספיים לא תמיד משקפים את המציאות.

הבעיה: דוחות שלא מספרים את כל הסיפור

פערי עיתוי בהכרה בהכנסות והוצאות

נמחיש בדוגמה, בפרויקט שנמשך חמישה חודשים ייתכן שבחודשיים הראשונים תירשמו בספרים רק הוצאות (חומרים, עבודה, קבלני משנה) מבלי להכיר עדיין בהכנסות. כתוצאה מכך דוח הרווח וההפסד יראה הפסד משמעותי, אף שבפועל הפרויקט מתקדם כמתוכנן וצפוי להסתיים ברווח.

כדי למנוע מצב שבו הדוחות מטעים, נעזרים בפקודות חתך המבוססות על חישוב לפי אחוזי התקדמות או על יחס הוצאות. התאמות אלה מאפשרות להציג תמונה חשבונאית קרובה יותר למציאות, ולתת לקבלן תשובה אמיתית האם הפרויקט באמת מרוויח או מפסיד לאורך הדרך.

מקדמות מס הכנסה - למה זה כאב ראש לקבלנים?

מס הכנסה דורש מכל עסק לשלם מקדמות במהלך השנה על בסיס ההכנסות והרווחיות שמוצגות בדוחות השוטפים. הבעיה היא שבענף הקבלנות הדוחות החודשיים לא תמיד משקפים את המצב האמיתי.קבלן שלא מבצע פקודות חתך עלול למצוא את עצמו באחת משתי סיטואציות:

·         תשלום יתר - כשהדוחות מראים רווח שלא באמת קיים עדיין (לדוגמה, בגלל הכרה מוקדמת בהכנסה). הקבלן משלם מקדמות מס גבוהות מדי, מה שמכביד על התזרים שלו.

·         תשלום חסר - כשהדוחות מראים הפסד או רווח נמוך מדי (לדוגמה, כי ההוצאות נרשמו אבל ההכנסות עדיין לא הוכרו). במקרה הזה הקבלן משלם פחות מדי מקדמות - ובסוף השנה נוחתת עליו דרישת תשלום גדולה ולא צפויה (ואפילו סיכוי לקנסות).

במילים אחרות, היכולת של קבלן לנבא נכון את מקדמות המס שלו תלויה ישירות ביכולת להבין לאורך כל השנה אם הוא באמת רווחי או לא. בלי התאמות חשבונאיות נכונות, הוא עלול למצוא את עצמו במלכוד - או עם חנק תזרימי מיותר, או עם חוב מס כבד שמתגלה מאוחר מדי.

חוסר בהירות לגבי רווחיות פרויקט

בניהול פרויקטים קבלניים כל שקל חייב להיות משויך לכרטסת הנכונה. אם הוצאה - חומרים, עובדים, ציוד או קבלני משנה - לא נרשמת בפרויקט שאליו היא שייכת, מתקבלת תמונה מעוותת: חלק מהעלויות נבלעות בהוצאות כלליות או נזקפות לפרויקט אחר, מה שיוצר בלבול כפול לגבי הרווחיות. רק רישום מדויק מאפשר לדעת אם פרויקט באמת רווחי או מפסיד, ולעקוב בזמן אמת אחרי ניצול התקציב מול התכנון.

מעבר לכך, רישום מדויק ובמועדים הנכונים הוא תנאי בסיסי לניהול כרטסת פרויקט. רק כך ניתן לבצע פקודות חתך (הכנסות לקבל / הוצאות לשלם) באופן אמין ולשקף את מצב הפרויקט בכל שלב. בפרויקטים שנמשכים חודשים ולעיתים שנים, מעקב רציף לאורך מחזור החיים כולו הוא קריטי, אחרת הדוחות הכספיים לא יראו את ההתקדמות האמיתית, וההנהלה עלולה לקבל החלטות על סמך נתונים חלקיים או שגויים.

העמסה לא נכונה של עלויות

אחת הבעיות הנפוצות אצל קבלנים היא חוסר בהירות לגבי אילו הוצאות להעמיס לעלות המכר ואילו להשאיר כהוצאה כללית. טעות כאן עלולה להציג רווח גולמי מנופח או מקוזז, שממש לא משקף את המציאות. למשל, מנהלי פרויקטים - הזמן והעלות שלהם הם הוצאה ישירה לפרויקט, משום שבלעדיהם הפרויקט כלל לא היה מתקיים. אם משאירים את שכרם כהוצאה כללית, מתקבלת תמונה מעוותת: הרווח הגולמי מהפרויקט יוצא גבוה מדי, בעוד שהוצאות המטה נראות כבדות מהרגיל.

אותו היגיון חל גם על עלויות נוספות כמו רכב המשמש מנהל פרויקט, ציוד זמני באתר (מנופים, מכולות, ציוד בטיחות) או עובדים מקצועיים שהוקצו לפרויקט. ברגע שהם פועלים ישירות לטובת פרויקט מסוים, יש לזקוף את העלות תחת הכרטסת שלו. רק כך ניתן לקבל רווח גולמי אמיתי, להבין את הרווחיות של כל פרויקט ולנהל נכון את העסק כולו.

תזרים מול רווחיות

גם כשיש לוח תשלומים מוגדר עם מחשבה מאחוריו וגם לאחר שנעשו פקודות החתך, חשוב להביא בחשבון את מדיניות התשלומים בפועל מול לקוחות ומול ספקים. אם למשל הלקוחות משלמים בשוטף +30, אבל לספקים ולקבלני המשנה צריך לשלם בשוטף +60, התזרים יכול להיות מאוזן ואף חיובי. אבל אם המצב הפוך, לקוחות בשוטף +60 (שלא נדבר על עיקובים בתשלומים מצד הלקוח)  וספקים בשוטף +30 נוצר פער תזרימי מהותי שמוביל למחנק מזומנים למרות שהפרויקט רווחי על הנייר.לכן, לצד בחינת הרווחיות החשבונאית, קבלן חייב לנתח את הפערים בין תזרים ההכנסות לתזרים ההוצאות. רק כך ניתן להבטיח שהעסק לא יקרוס תחת עומס תזרימי, גם כשהוא מייצר רווחים.

נקודות רגישות ייחודיות לקבלנים

• מדידת יחס הוצאות - כלי חשוב שמאפשר להכיר בהכנסות בהתאם להיקף העבודה שבוצעה בפועל.

• שליטה בעלויות עבודה - אם לא מנהלים שעות עובדים וקבלני משנה ברמת פרויקט, קל מאוד לאבד שליטה על התקציב.

• השוואת תקציב מול ביצוע - בלי תוכנית כלכלית לפרויקט, אי אפשר לדעת איפה חרגתם ואיפה חסכתם.

• עלויות לא צפויות - שינויים בבקשת הלקוח, טעויות ביצוע או התייקרות חומרי גלם עלולים להפוך פרויקט מרווחי להפסדי.

• ניהול תזרימי נכון - בלי בקרה תזרימית מתמדת, העסק עלול להיקלע לקשיים למרות שהוא רווחי.

• מדדים ניהוליים - רווחיות גולמית ממוצעת לפרויקט, זמן גבייה ממוצע, שיעור חריגות תקציב. אלה מספרים שנותנים תשובה ברורה וחשובה למה שקורה בעסק.

• 
  

הפתרון: ניהול חשבונאי-תזרימי מותאם קבלנים

• פקודות חתך (הכנסות לקבל / הוצאות לשלם) - התאמות חשבונאיות שמאפשרות להציג תמונה קרובה יותר למציאות לאורך חיי הפרויקט.

• דוחות לפי פרויקט - ניתוח הכנסות, הוצאות ורווחיות בכל פרויקט בנפרד כדי לדעת איפה העסק באמת מרוויח ואיפה מדמם.

• בקרה על עלויות ישירות ועקיפות - הגדרה ברורה מה נכנס לעלות המכר ומה נשאר כהוצאה כללית.

• תכנון מס חכם - חיזוי מס מבוסס על נתונים מותאמים, כך שאין הפתעות בסוף שנה.

• 
  

לסיכום

קבלן שרוצה לנהל עסק בריא לא יכול להסתפק בדוחות רווח והפסד רגילים. הוא צריך דוחות מותאמים, פקודות חתך, ניהול לפי פרויקט ותכנון מס נכון. כך מקבלים תמונה אמיתית של הרווחיות, שומרים על תזרים, ומקבלים החלטות עסקיות מתוך ודאות - לא מתוך ניחוש.

רוצים לנהל את העסק שלכם נכון ולהפסיק לעבוד בחושך?

פנו אלינו ב־Insighta ונראה לכם איך הופכים את המספרים לכלי ניהול אמיתי.